LA MEJOR HERRAMIENTA DE SELF-SERVICE BI

(Adaptado del PCmacs, David Storm, Diciembre 2015) por Ariel Torres

Excel Conveniencia o Frustración.

Cuando se nombra el concepto de Self-Service, el primer pensamiento de nuestros usuarios de negocio es sobre el análisis que realizan utilizando enormes planillas de cálculo.

Si bien las planillas de cálculo tienen varias décadas de uso, a pesar de que las marcas las han dotado de muchas funcionalidades (Gráficos, Semáforos, Tablas Dinámicas, etc.) y ser utilizadas por millones de usuarios en el mundo, podemos indicar que no siempre son adecuadas para ser utilizadas como herramientas de Business Intelligence.
Las Planilla de cálculo, suelen tener problemas con los datos, sobre todo si no están bien estructuradas o no puede ser resuelto en filas y columnas ordenadas. Y si tiene archivos con millones de filas o matrices muy dispersas, entonces manipular los datos en una Planilla de cálculo puede ser altamente costoso en tiempos.

Las hojas de cálculo también tienen problemas si se está tratando de crear un informe que abarque varias tablas de una base de datos, o simplemente se intenta integrar datos de varias fuentes.
También debemos mencionar el conocimiento que hay que tener al momento de manipular, elegir el tipo de gráfico e interpretar los resultados.

Por último, las hojas de cálculo no son buenas para la exploración de datos, para detectar tendencias, o para descubrir resultados contrarios a la intuición, sobre todo si lo que se busca se encuentra en una larga fila de números.
Todo esto mencionado con anterioridad puede hacer que el desafío de armar una solución de alto impacto visual sea simplemente frustrante.

Herramientas Básicas de Self-Service BI

Una herramienta de Self-Service BI por el contrario está tratando de contar una historia, con los datos como pieza clave de la trama de esa historia.

Estas historias, pueden abarcar muchas preguntas de negocio: ¿Qué paso con la caída de las ventas?, ¿Cuándo podremos vender más tal o cual producto para este mercado?, ¿Qué pasa con nuestro inventario?, pero básicamente lo que los usuarios necesitan saber es ¿Qué está pasando con mi negocio Ahora?

Estas y otras preguntas son la base de las herramientas de Self-Service, y requieren mucho más que datos. Necesitan de la comprensión de las reglas de negocio y el impacto de los componentes internos y externos.

Hasta no hace mucho tiempo, las herramientas de BI necesitaban de mucho conocimiento y mucho tiempo de desarrollo de parte de IT. Esto derivaba en que los usuarios debían esperaran varias semanas e incluso meses para obtener sus informes.
Pero todo esto ha cambiado, la tecnología ha avanzado y los usuarios de negocio se han vuelto cada vez más “Impacientes”. Es por ello que se necesita de herramientas de Self-Service BI las cuales posibilitan que los usuarios respondan sus preguntas de negocio, sin recurrir a IT, cuando ellos lo deseen y sobre todo de una manera sencilla.

Las herramientas de Self-Service no descartan prácticas ya conocidas en el mercado, como ser el tratamiento de datos y los sistemas predictivos (Data Mining), por el contrario los integran y tratan de sacar provecho del conocimiento ya adquirido.

Análisis de Herramientas

Basado en un artículo de PCMAC, se ha evaluado 10 de las herramientas de BIChartio, MicrostrategyAnalytics Desktop, Domo, InformationBuildersWebFocus, Looker, Microsoft Power BI, QlikSense Enterprise Server, Tableau Desktop, TibcoSpotfire Desktop, and ZohoReports.

Se realizó el análisis sobre entornos Windows Macs, con aplicaciones de escritorio y tomando los datos de servicio en la nube en línea. El equilibrio entre estos dos varía con cada producto, algunos están más orientados hacia herramientas de escritorio, mientras que otros están más orientados hacia servicios en línea.

Se ha evaluado que tan difícil es cambiar el aspecto de las visualizaciones, el tratamiento de los datos y las herramientas de colaboración.

Un problema con estas herramientas, es la forma en que manejan sus datos y como la integran en la nube y la seguridad de acceso. Se han revisado las herramientas y se ha detectado que algunas hacen sus propias copias de los datos de origen como parte de su proceso de análisis, otras acceden a los datos en “vivo” y otras hacen una copia parcial y la actualizan periódicamente con los cambios que se producen. Esto podría ser una razón para hacer uso de versiones en la nube, o para los más paranoicos de los datos versiones de escritorio con acceso por roles de seguridad.

BI y Big Data

Otra área en la que Self-Service BI está despegando está en el análisis de grandes volúmenes de datos. Se trata de un nuevo desafío, que está creciendo rápidamente de la mano de la innovación El uso de Big Data se refiere generalmente a grandes conjuntos de datos que son simplemente demasiados grandes para ser administrado o consultados con las herramientas tradicionales de Base de datos.

Lo que está ocasionando este gran cúmulo de información, es la inmensidad de datos que generamos y recibimos (Redes sociales, Servicios de Posicionamiento, dispositivos móviles para entrenamiento, decodificadores, videos en la red, video de seguridad, etc.).

No sólo estas herramientas generan un montón de nuevos datos, sino que también a menudo generan un nuevo tipo de datos, en concreto los datos “no estructurados”. En términos generales estos datos que no se han organizado de una manera predefinida. A diferencia de los datos más tradicionales,estructurados, este tipo de datos es pesado en el texto (incluso texto de formato libre)

Es por ello que las herramientas Self-Service BI están comenzando a proveer de herramientas que permiten conectarse a estas enormes bases de datos, cada una con sus protocolos y usos. Pero ¿Para qué?, y la respuesta es la misma, saber que le pasa a mi negocio en este momento.

Muchos de los comentarios de las redes sociales, en blogs, y en servicios internos pueden hacer crecer o fracasar nuestro negocio.

Buscando “La Herramienta”

Teniendo en cuenta las Planillas de cálculo pueden tener problemas cuando se utilizan como herramientas de BI y la firmeza con que se encuentran arraigados que en los usuarios, la busques de “La Herramienta” de BI no es un proceso sencillo .
A diferencia de las planillas de cálculo,que tienen grandes diferencias cuando se trata de la forma en que consumen las entradas y salidas de datos. Algunas herramientas son mejores para la exploración de análisis, y otras requieren una curva de aprendizaje bastante empinada para realmente hacer uso de sus características.

Por último, lo que empeora las cosas es que hay decenas (si no cientos) de dichas herramientas en el mercado hoy en día, con muchos vendedores dispuestos a reclamar la etiqueta de herramienta de Self-Service BI.

Conseguir el flujo de trabajo general hacia abajo con estas herramientas tomará algún estudio. Con un poco de sentido, muchas herramientas proveen una versión inicial, como prestaciones que alcanzan para resolver un sinnúmero de preguntas de negocio y ayudan a encontrar “La herramienta” que mejor pueda complacernos según nuestras necesidades. Luego de esta etapa de laboratorio, y con las ideas más claras podremos tomar una decisión sobre cual herramienta elegir como definitiva para mi área, sector o compañía.

Otro factor preponderante es el precio, y aquí se deben dividir en bandas de prestaciones y precios para poder realizar una real comparación.

En resumen, el mercado ofrece un sinnúmero de soluciones, con diferentes prestaciones. Al alcance de la mano o tan caras como uno quiera o desee pagar. Lo importante es tener en claro el objetivo que uno busca resolver para así no frustrarse en el intento.

A modo de resumen se muestra a continuación una grilla de comparación.

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